各区县教育局、档案局，新区教育分局，直属各学校：

为了进一步加强我市中小学档案管理工作，提高档案管理水平，铜川市教育局与铜川市档案局根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），结合我市中小学档案工作实际，共同制定了《铜川市中小学档案管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

铜川市教育局 铜川市档案局

2014年4月18日

铜川市中小学档案管理办法

第一条  为加强全市中小学档案工作，提高学校档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），结合本市实际情况，制定本办法。

第二条  中小学档案是指学校在从事教育教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  本办法适用于本市行政区域内的各级中小学、职业学校。私立（民营）学校、幼儿园（幼稚园）可参照执行。

第四条  中小学应加强对档案工作的领导，将档案工作纳入学校发展规划和工作计划，列入中小学职责范围和工作程序。

第五条  学校档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条  中小学应确定校级档案工作分管领导和档案工作承办部门，建立综合档案室，实现对档案和档案工作的集中统一管理。

第七条  中小学档案室的基本任务是：贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规、政策、规定，统筹规划全校档案工作；制定学校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查学校档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管；负责编辑档案参考资料和档案信息开发利用工作。

第八条  中小学对保管条件要求特殊或利用比较频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立档案分室管理。

第九条  中小学档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律。

第十条  中小学档案工作人员应具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十一条  中小学档案工作人员应保持相对稳定，享受与学校其他专业技术人员同等待遇。

第十二条  中小学档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及档案室藏数量等确定。

第十三条  中小学应将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围。各部门档案工作人员必须将完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条  中小学档案人员应参加科研成果、基建工程的鉴定、验收，重要设备仪器的开箱验收及重要业务会议。档案室与有关业务部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见，对没有完整、准确、系统文件材料的项目，不予验收，不上报成果。

第十五条  保管期限

档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。有长远利用价值的档案应永久保存，在一定时期内有利用价值的档案应定期保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第十六条  归档范围

（一）党政管理类

主要包括在党务工作、团队工作、工会工作、行政事务、人事管理工作中形成的各种文件材料。

（二）教育教学类

指在教务工作、德育工作、智育工作、文体卫生教育及学籍管理等工作中形成的文件材料。

（三）教师业务类

主要包括教师个人在校内外从事教学、教学研究、教学改革中形成的能够反映个人教学业务水平、教学工作能力和教学劳动成果的文件材料。

（四）教育科研类

包括教师在国家、省、市立项的课题研究及校本研修过程中形成的各种文件材料。

（五）会计档案

包括会计财簿类、财务报告类、会计凭证类、其他类。

（六）基建档案

指建设项目从酝酿、决策到建成投入使用全过程中形成的文字、图表、图纸、计算材料、声像材料等文件材料。

（七）设备设施类

包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）声像档案

指光盘档案、图片档案、录音录像档案。

（九）实物档案

指本校教职工、学生获得的各种奖牌、奖杯、锦旗、证书及其他有纪念意义的物品等。

第十七条  归档要求

（一）归档文件材料必须完整、准确、系统，能真实全面反映活动情况。

（二）归档文件材料必须纸质优良、纸张规格应符合要求。字迹工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施。

（三）归档文件材料要注意保持文件的完整性。

（四）归档文件材料的整理应符合《归档文件整理规则》的要求。

（五）归档文件整理所用档案用品应选用档案部门指定的符合档案保管要求的材料。

第十八条  文件材料的归档时间

（一）党政管理类文件材料应在次年6月底前归档；教学档案类文件材料在教学年度终了后三个月内归档。

（二）科研、基建类文件材料在项目完成后三个月内归档；设备仪器类文件在设备开箱验收或接收后登记归档。

（三）会计档案由会计部门归档保管一年后移交档案室。

（四）照片、实物、教职工档案文件材料随时归档。

第十九条  学校教职员工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的、具有保存价值的各种载体形式的文件材料，须按照规定向学校档案部门移交，任何人不得据为己有。

第二十条  中小学应建有符合档案保管条件要求的档案室，配备有档案保护所必须的设施和设备，做好防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温、防盗等措施，定期检查，确保档案的安全。

第二十一条  对保管期限已满的档案应组织鉴定。已失去保存价值的档案应在征得档案管理部门同意，并造册报经校领导及主管部门批准后，方能由专职部门统一进行销毁。

第二十二条  中小学档案现代化管理应纳入学校现代化管理计划，与学校其他各项工作现代化同步，开展学校档案工作目标认证工作，认定等级为：AAA、AA、A三个等级，A级标准是学校档案工作应达到的基本要求。

第二十三条  中小学综合档案室应编制必要的检索工具，开展档案信息的编研工作；档案工作人员要熟悉室藏档案内容，主动提供利用，为学校教育教学和其他各项工作服务。

第二十四条  档案工作人员要严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。学校档案主要供本校利用，其他单位和个人借阅，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。

第二十五条  学校撤销时，档案应移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案留原校保存。

第二十六条  中小学应对在档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰。

第二十七条  中小学应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失或对档案材料进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁档案的直接责任人，依法进行处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十八条  本办法自公布之日起施行，2006年4月26日铜川市教育局和铜川市档案局共同印发的《铜川市中小学档案管理暂行办法》同时废止。本办法至2019年4月18日自行废止。

 

附：铜川市中小学档案归档范围及保管期限表

    附：

铜川市中小学档案归档范围及保管期限表

 

一、党政管理类（DZ）

二级类目设：党群工作类、行政工作类

（一）党群工作类

A、党务工作：

1、党员花名册、党员年终统计表    永久

2、党支部会议记录、纪要    永久

3、学校党支部年度工作计划、总结，换届改选、职务任免等文件材料    永久

4、表彰先进集体、个人的相关文件   

市级及以上的    永久

市级以下的    30年

5、对学校有关人员的处分材料

受到警告以上处分的    永久

受到警告处分的    30年

6、上级颁发的针对本校党务工作并要求贯彻执行的决定、决议、通知等文件    10年

7、入党积极分子花名册    10年

8、党员组织关系介绍信存根及党员转正、接收新党员的请示、报告、批复等文件材料    永久

9、纪检、党风廉政建设、组织教育、民主评议等的计划、总结、汇报材料、目标管理责任书    30年

10、民主生活会记录、党小组工作安排、计划、总结等材料    30年

11、党费交纳收据存根    30年

B、团队工作

1、上级颁发的针对本校团的工作并要求贯彻执行的决定、决议、批复等文件材料    30年

2、学校团委干部任免的请示、报告及批复等文件材料    30年

3、学校团支部、学生会干部任免材料    30年

4、表彰先进集体、先进个人的文件材料  

市级及以上的    永久 

市级以下的    30年

5、学校团委工作的计划、总结、会议记录等文件材料    30年

6、团员、少先队员花名册、团统计报表、团组织关系介绍信存根、批准加入团考察材料    永久

7、离（退）团员登记表、审批表    30年

8、共青团、少先队思想教育讲演稿件等材料    10年

9、团费收缴存根    10年

10、团组织、少先队、学生会的学习安排、活动材料    10年

C、工会工作

1、上级工会颁发的针对本校工会工作并要求贯彻执行的文件    30年

2、工会、职（教）代会成立、换届选举及结果、领导职务任免的请示、批复、报告、总结等文件材料    永久

3、召开工会、职（教）代会的通知、议程、领导述职报告、评议、报告、讲话、总结、决议等文件材料    永久

4、工会、职（教）代会年度工作计划、总结、会议记录等文件材料    永久

5、工会、职（教）代会会员名册、年度统计报表    永久

6、工会、教职工活动的安排、工作小结等文件材料    30年

（二）行政工作类

A、行政事务

1、学校发展规划、学年度工作计划、总结    永久

2、年度综合性目标责任书    30年

3、成立临时机构、临时小组的通知    30年

4、学校联合办学的请示、批复等文件材料    永久

5、学校的设置、撤销、更名、合并及启用、更换印章等文件    永久

6、表彰先进集体、先进个人的文件材料   

市级及以上的    永久 

市级以下的    30年

7、学校行政会、校务会的会议记录    永久

8、学校教育职工大会、专项工作会会议记录    30年

9、学校人事任免的通知    永久

10、学校重大事件相关文件材料    永久

11、对学校有关人员的处分材料

受到警告（不含）以上处分    永久

受到警告处分的    30年

12、学校在等级评审、创地方名校等综合性创建活动中形成的方案、批复、总结、计划、汇报材料等文件材料

创省、市级及以上的    永久

市级以下的    30年

13、学校组织机构沿革、人员编制、大事记、校史、校志等材料    永久

14、学校行政管理工作制度、程序、规定等文件材料    永久    

15、上级颁发的，针对本校行政事务要求贯彻执行的文件    10年

16、学校在综合治理、计划生育等单项工作中形成的计划、总结、汇报等文件材料    30年

17、学校各科室年度计划、总结、安排及目标责任书    10年

18、学校工作简报、情况反映、工作信息等材料    10年

19、学校的资金请示、批复、制度、追加预算    30年

20、教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续    永久 

21、与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料

重要的    永久

一般的    30年

22、国有资产管理登记、统计、核查清算、交接等文件材料

重要的    永久

一般的    10年

23、教师职业道德评估表、教师点名册    10年

B、人事管理

1、教职工花名册，干部年度统计表    永久

2、上级颁发的针对人事工作方面并要求贯彻执行的文件    30年

3、学校人事任（免）职、教职工调资、招工（干）职称评审、聘用、转正定级、考核、职工调动介绍信存根、进人卡、工资介绍信存根、退休、死亡、抚恤等资料    永久

4、学校人事工作制度、规定、办法及安排意见    30年

5、教职工婚姻、独生子女证明、申请表等文件    永久

6、教师在市级及以上各类报刊杂志发表的文章、论文    30年   

7、教师在市级以下各类报刊杂志发表的文章、论文及交流材料    10年

8、教职工考试、进修、培训等文件    10年

9、上级下发的针对教职工专业技术职务评审、聘用等文件    30年

二、教育教学类（JY）

二级类目设：教务工作类、智育教育类、德育教育类、文卫体教育类、学籍管理类

（一）教务工作类

1、上级主管部门下达的招生计划、学校招生方案等文件材料    永久

2、九年义务教育的发展规划、基本情况统计等材料    永久

3、学校校历    10年

4、学校教学工作计划、总结等相关文件材料     永久

5、学校制定的教学管理制度、办法、规定等文件材    30年

6、学校教改方案、教改经验及成果验收等文件材料

市级及以上    永久

市级以下    30年

7、学校在教学活动中形成的奖励文件    10年

8、学校教育工作综合性的年度统计报表    永久

9、学校与各内部机构签订的教育目标责任书、协议书等文件    10年

10、学校教务处会议记录    30年

11、各教研组（室）工作计划、总结    10年

12、教研组长、科任老师职责，教学条例、规定等相关材料    10年

13、赴外地（校）参观、考察、学习形成的文件材料    10年

14、教学评估、业务考核、职业道德评定等文件材料    10年

15、对教师工作量的规定及考核记录的相关材料    10年

16、家访形成的文件材料    10年

17、学校举办的业务研讨会、讲座材料    10年

18、课程安排表、课程进度表、任课教师表、作息时间一览表    10年

19、班主任工作、教师工作手册、教研组长工作手册、组织教学材料和演讲稿等    10年

20、教学过程管理资料，第二课堂活动记录，公开课教案及评课资料，学校检查教师备课、批改作业情况记录    10年

（二）智育教育类

1、毕业生成绩统计汇总表    永久

2、学校智育教育的教学、教研、教改工作的计划、总结、报告及典型材料    30年

3、学生参加本校的各种竞赛名单、成绩、奖励等文件材料    30年

4、学校组织学生参加各项学科竞赛的获奖名单等文件

区县级以上    永久

区县级及以下    30年

5、在校学生成绩年级汇总表    永久

在校学生成绩表    10年

6、上级关于智育教育方面形成的文件    10年

7、学校的授课计划、教案、教学大纲、观摩教学方案、听课记录、决议等文件    10年

8、学校智育教育的实验方案、实验记录、实验报告    10年

9、学校期中、期末等考试试题、评分标准及答案    10年

10、试卷分析、学科考试统计分析等资料    10年

（三）德育教育类

1、学校德育教育的计划、总结、报告等文件材料    30年

2、学生操行评语材料    30年

3、上级有关部门关于德育教育的文件    10年

4、学生日常行为规范等材料    10年

5、学生素质教育活动中形成的文件材料    10年

（四）文卫体教育类

1、学校文卫体活动的计划、总结、报告等文件材料    30年

2、参加上级部门主办的体育竞赛名单、成绩、获奖材料

县级以上    永久

县级及以下    30年

3、学校举办运动会的秩序册、比赛成绩、获奖名单、总结、开幕式和闭幕式领导讲话等文件材料    30年

4、学校参加的文艺汇演自编剧本、名单、奖励材料

县级以上    永久 

县级及以下    30年

5、学生体育达标统计表    30年

6、上级关于文卫体教育的文件    10年

7、学生体检表、健康表、疾病防治情况表、视力保护记录    10年

（五）学籍管理类

1、三好学生、优秀少先队员、优秀团员、优秀学生干部、先进班集体花名册、登记表、先进事迹材料

县级以上的    永久 

县级及以下的    30年

2、学生考入大中专、高初中的录取名册、毕业生花名册及相关的统计表    永久

3、升学考试成绩、毕业会考登记表、成绩册及相关统计表    永久

4、毕业生登记表、高考录取学校、高考成绩登记表、成绩册    永久

5、学校学籍管理的规章、制度    永久

6、学生休学、退学、复学、转学等学籍变动的证明材料、登记表及存根    永久

7、上级教育主管部门关于学籍管理的文件    10年

8、学生学籍卡、学籍更改材料    永久

9、在校学生学籍名册、在校学生花名册    永久

10、毕业生的鉴定材料、毕业证存根    永久

11、年度学习考核、鉴定材料    30年

12、学生报到登记册（注册表）    10年

三、教师业务（YW）

1、教师基本情况登记表    30年

2、教师教学情况登记表    10年

3、教师专业技术工作考核登记表    永久

4、教师各种证书复印件（学历、职称、教师资格、计算机等级、获奖等）    10年

5、教师的工作计划、总结、个人先进材料    10年

6、教师获奖情况登记表    30年

7、教师任班主任情况表    10年

8、教师应聘外出讲课、观摩教学、讲评等记录    10年

9、教师在有关报刊或杂志上发表的教研文章、论著、书刊等    10年

10、教师参加各种活动的经验材料及证书等资料    10年

四、教育科研档案（KY）

包括省市级、国家级立项课题及校本研修，按照课题设置二级类目，可分为以下几个阶段

A、立项阶段

1、立项申请及审批、批复文件    永久

2、合同、协议书、委托书    永久

3、计划任务书    永久

4、调研报告、方案论证报告、课题研究大纲    永久

B、研究实验阶段

1、开题报告    永久

2、实验、试验、测试等重要原始记录及整理报告    永久

3、观测、探测、观察记录、考察记录及分析研究报告    永久

4、理论分析文件、计算文件、检验文件    永久

5、计算机软件支撑文件    永久

6、设计图及有关工艺文件    永久

7、课题阶段总结    永久

C、总结鉴定验收阶段

1、项目研究总结报告    永久

2、研究总结、研究成果报告、论文或专著    永久

3、项目经费决算    永久

4、项目验收、鉴定或评审文件    永久

D、成果奖励申报阶段

1、科研成果、技术进步、技术改造成果文件    永久

2、成果申报文件、技术进步、技术改进成果文件    永久

3、专利申报与审批文件    永久

E、推广应用阶段

1、推广应用方案    永久

2、技术转让合同、协议书    永久

3、扩大生产设计、工艺文件    永久

4、产品定型鉴定文件    永久

5、产品用户评价    永久

五、会计档案（KJ）

二级类目设：会计财簿类、财务报告类、会计凭证类、其他类

（一）会计财簿类

1、总账    15年

2、明细账    15年

3、日记账    15年

4、辅助账簿    15年

5、现金和银行存款日记账    25年

6、固定资产卡片    5年

（二）财务报告类

1、年度财务报告（决算）及文字分析    永久

2、月、季度财务报告及文字分析                    3年（三）会计凭证类

1、原始凭证    15年

2、记账凭证    15年

3、汇总凭证    15年

（四）其他类

1、会计档案保管清册    永久

2、会计档案销毁清册    永久

3、会计档案移交清册    15年

4、银行余额调节表       5年

5、银行对账单           5年

六、基建档案（JJ）

二级类目按工程项目或建设项目设置，一般分为四个阶段

A、前期文件

1、项目建议书及批复文件    永久

2、可行性研究报告、项目评估报告    永久

3、计划任务书、设备任务书    永久

4、国有土地使用证及地形图、国有土地使用权转让文件    永久

5、建设工程规划许可证及审批的总平面图、位置地形图、项目表    永久

6、水文、气象地震记录    永久

7、地形、地貌控制点、基建项目及主要设备测量定位观测记录    30年

8、承包合同、招标文件、动迁文件    30年

9、消防、卫生、水、电、气供应协议、环保“三合同”文件    30年

10、施工执照    永久

B、设计阶段

1、工程水文、地质勘探报告    永久

2、初步设计、技术设计    永久

3、工程机构设计计算书（或设计单位代保管证明）及说明书（含 CAD 设计、设计参数、计算公式及运算结果）    永久

4、技术秘密、专利文件    30年

5、关键技术实验文件    30年

6、概算书、预算书    永久

7、设计评审、鉴定及审批文件    永久

8、主要原材料消耗表    永久

C、施工阶段

1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审记录    30年

2、设计变更通知单、材料变更通知单等施工图修改依据文件    永久

3、原材料出厂证明、原材料实验报告    30年

4、施工定位、土岩实验、基础处理    永久

5、工程记录与测试、沉降、移位、变形观测与处理    永久

6、隐蔽工程质量验收证明书、单位工程质量综合评定表    永久

7、重大施工质量事故报告    永久

8、竣工验收证明    永久

9、施工管理（施工小结）    永久

10、设计变更、工程更改洽商材料、零部件、设备代用及审批文件    30年

11、焊接实验、操作、施工检验    30年

12、强度、密封实验。    30年

13、隐蔽工程检查验收    30年

14、设备安装调试记录、质量检查、事故处理    30年

15、管线标高、位置、坡度测量    30年

16、竣工验收文件    30年

17、监理合同与监理大纲    永久

18、业务联系单、监理备忘录    30年

19、工程质量评估报告    永久

20、监理月报、监理工作总结    30年

D、竣工验收阶段

1、项目竣工验收报告及批复    永久

2、竣工图（含总平面图、建筑与结构施工图、电力、照明、排水、燃气、通讯、暖通监控、电梯等专业竣工图、建筑用地范围内地下管网综合图）    永久

3、项目决算书与汇总表    永久

4、项目质量评定、各专项竣工验收鉴定证书    永久

5、竣工验收会议决议文件    永久

6、工程现场原地貌地形及建成后工程项目的照片    永久

7、重大工程项目主要过程的照片、录像片    30年

七、设备设施类(SB)

二级类目按各种设备种类或型号设置

1、申请购置及审批文件、购置合同、使用说明书    30年

2、开箱文件：合格证、装箱单、开箱记录、工具单、线路图等    30年

3、设备基础安装文件    30年

4、安装调试记录    30年

5、验收记录    30年

6、性能测定    30年

7、数据测定    30年

8、大修记录、履历表、技术改造总结    30年

9、操作规程    30年

10、设备卡片或台账    30年

11、设备转让或台账    30年

八、声像档案（SX）

二级类目设：光盘档案、图片档案、录音录像档案

1、学校重大活动所留下的有保存价值的光盘、照片    永久

2、反映学校教育教学活动、教育科研、优秀课案的光盘、录音、录像带    永久

3、学校创建名校、文明单位等重大活动的光盘、音像    永久

九、实物管理类（SW）

本校教职工、学生获得的各种奖牌、奖杯、锦旗、证书及其他有纪念意义的物品等    永久

网络编辑：寇颖颖
信息审核：郝彦宁