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铜川市档案局
关于印发《铜川市国家综合档案馆异地跨馆互为代查服务暂行办法》的通知

铜档发〔2018〕47号
发布时间:2018-11-20 10:10 来源:铜川市人民政府办公室

各区县档案局:
  《铜川市国家综合档案馆异地跨馆互为代查服务暂行办法》已审核通过,现印发你们,请遵照执行。

铜川市档案局  
2018年8月3日  

铜川市国家综合档案馆异地跨馆互为代查服务暂行办法
  

  第一条  为了规范有序有效实施好铜川市国家综合档案馆异地跨馆互为代查服务工作,根据《中华人民共和国档案法》和《陕西省档案条例》,结合铜川实际,制定本办法。
  第二条  铜川市各级国家综合档案馆开展馆藏档案异地跨馆互为代查服务工作适用本办法。
  第三条  本办法所称异地跨馆互为代查服务,是指各级国家综合档案馆根据馆藏档案资源,通过建立馆际联动工作机制,开展的档案异地跨馆查询利用服务。
  第四条  异地跨馆查档服务档案范围主要是市、县、区国家综合档案馆保存的民生档案,包括婚姻登记、计划生育、学籍、学历、工龄、职称、荣誉、离退休、房产、土地、林权、公证、就业、安置等凭证性档案。
  第五条  异地跨馆查档服务工作流程包含申请、审核、受理、反馈等环节。
  (一)申请。档案利用者向申请地国家综合档案馆提出异地查档申请,填写并提交异地查档利用登记表(见附件)。
  (二)审核。受理档案馆对申请人身份证件等证明进行核实、登记,并向利用者告知异地查档程序和要求。
  (三)受理。经审核,申请人身份证件等证明合法有效、利用档案范围符合本办法第四条规定的,予以受理,并将查档需求及时发送给档案所在地档案馆(协办档案馆)。不予受理的,应当将不予受理的理由告知申请人。
  (四)反馈。受理档案馆对协办档案馆提供的查档结果进行最终审定,并将收到的档案复制件加盖本馆利用专用印鉴,标注反馈时间,并及时通知申请人。如未查到,须向申请人说明原因。
  第六条  承担异地跨馆服务工作的受理档案馆和协办档案馆,各负其责。
  最初受理申请的档案馆为首问责任单位,承担为利用者服务的第一责任。
  协办档案馆收到受理档案馆转送的异地查档登记表后,按本馆查档程序和规定进行查档,查到档案后应当在档案复制件上加盖本馆档案利用专用印鉴,并标注查档时间和档号,通过电传或邮寄的方式,传递至受理档案馆。协办事项应在接到登记表3个工作日内完成。如3个工作日内不能完成以及未查到档案或者不符合档案利用规定的,协办档案馆应向受理档案馆说明原由。
  受理档案馆将收到的档案复制件加盖该馆利用印鉴,标注反馈时间,并及时通知申请人。如未查到,需向申请人说明原因。反馈查档时间一般自受理之日起不超过3个工作日(不含邮寄时间),3个工作日不能反馈的,受理档案馆应当如实将不能按期反馈的原因告知申请人。
  第七条  市、县、区国家综合档案馆应当将异地跨馆查档服务内容、联系方式及联系人、工作流程、利用者权利义务等基本信息向社会公示。信息发生变动的,应当在3个工作日内更新。
  第八条  市、县、区国家综合档案馆必须确定专门人员负责异地跨馆查档服务工作,并进行专项业务培训,熟悉异地跨馆查档服务内容、程序和要求。
  第九条  市、县、区国家综合档案馆要配备档案信息传递所需的设备设施。
  第十条  市、县、区国家综合档案馆要严格遵守国家保密法律法规,严格执行档案查阅利用制度,确保档案利用、传输过程中档案实体及信息安全。
  第十一条  市、县、区国家综合档案馆应当保护档案利用申请人个人隐私,不得泄露或者向他人非法提供利用者个人信息。对异地查档过程中非因档案馆主观因素造成的可能导致申请人个人信息泄露等情况发生的,要事先告知申请人。
  第十二条  市、县、区国家综合档案馆应当加快民生档案数字化,推进异地跨馆查档服务规范化,逐步建成全市异地跨馆查档服务利用平台。
  第十三条  本办法自2018年8月3日起施行。有效期5年。

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